De: María Robladillo C.
Desde hace varias décadas la gerencia moderna ha implementado nuevas formas para mejorar los controles en las empresas del sector privado. Ello es importante tener en cuenta, por cuanto el control interno tiene una vinculación directa con el curso que debe mantener la empresa hacia el logro de sus objetivos y metas.
El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos, metas e indicadores de rendimiento. Si no se conocen los resultados que deben lograrse, es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma periódica; así como minimizar la ocurrencia de sorpresas en el curso de las operaciones.
En esta sección se discute el concepto de Control Interno en el marco de una gerencia moderna, así como su importancia en el desarrollo de las labores de auditoría. Controlar es una acción, en la medida en que sea tangible y, consecuentemente, el efecto que produce pueda medirse. Al igual que el espíritu es inherente al cuerpo humano, el control lo es a la entidad como ente concreto y, específicamente a la administración, personificada en sus órganos de dirección y gerencia .
En auditoría, el término control interno comprende la organización, políticas y procedimientos adoptados por los directores y gerentes de las entidades para administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados.
Ninguna estructura de control interno, por muy óptima que sea, puede garantizar por si misma, una gestión eficiente y registros e información financiera integra, exacta y confiable, ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes, especialmente, cuando aquellas tareas competen a cargos de confianza. Por ello mantener una estructura de control interno que elimine cualquier riesgo, puede resultar un objetivo imposible y, es probable que, más costoso que los beneficios que se considere obtener de su implementación.
Los cambios en la entidad y en la dirección pueden tener impacto sobre la efectividad del control interno y sobre el personal que opera los controles. Por esta razón, la dirección debe evaluar periódicamente los controles internos, informar al personal de los cambios que se implementen y, dar un buen ejemplo a todos respetándolos.
I. GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA Y CONTROL INTERNO
LAS ESCUELAS Y LA TECNOLOGÍA EN EDUCACIÓN
Todos los alumnos deben tener la oportunidad de desarrollar habilidades tecnológicas que apoyen el aprendizaje, la productividad personal, la toma de decisiones, además, la dirección deberá involucrarla en los sistemas de Gestión Administrativos, financieros y logísticos y en general en la vida diaria de la comunidad educativa.
Los perfiles y normas asociadas deberán proporcionar una estructura que prepare a los estudiantes a ser usuarios de por vida y a tomar decisiones informadas sobre el papel que desempeñará la tecnología en sus vidas.
Actualmente existe una gran preocupación en varios países del mundo sobe las condiciones, normas y estructuras que deben ofrecer las instituciones educativas para lograr que sus estudiantes estén preparados para el mundo tecnológico al que enfrentan. Se requiere un reglamento o estructura básica que sirva de guía para los que desarrollan el currículo, los profesores y los que toman decisiones relacionadas con la educación.
Se requiere, además, determinar los procesos que guíen el desarrollo de estas nuevas habilidades. Se deberá pensar en una línea transversal de acción para todos los cursos, actividades educativas que promuevan cambios en las actitudes y formas de pensar con relación a la tecnología en la nueva era, establecer organizaciones con ambientes enriquecidos y apoyados por la tecnología.
Es imposible imaginar hoy en día una organización cuyos procesos sean manuales y sus controles personalizados, sin contar con el apoyo de las computadoras, la Internet, los hardware, los software y los recursos tecnológicos educativos. La Revolución Digital empezó. Se base en el avance de tres grandes áreas: La electrónica, el software y las telecomunicaciones y se está viviendo a todo nivel y todo el tiempo.
La electrónica ha aportado el desarrollo para el equipamiento de los diferentes procesos de información a un ritmo veloz. Luego, el desarrollo del soporte lógico para esas máquinas ha crecido a medida que el soporte constituido por las máquinas ha evolucionado. No obstante, gran parte de ese soporte lógico o software se ha diseñado para mejorar los servicios de diferentes tipos de usuarios, tratando de volverse cada vez más simples.
Por otra parte, los avances incorporados a la comprensión de datos determina que el usuario consiga un mejor rendimiento de sus equipos, contribuyendo a minimizar las limitaciones físicas del hardware; habrá que sumar el desarrollo del software de comunicaciones, que ha bajado el uso de las redes desde los grandes laboratorios a casas, escuelas y negocios de cada usuario conectados con la Red.
Las telecomunicaciones han dado a lo anterior la capacidad de interconexión y en sí mismas ofrecen un ejemplo claro de la convergencia y del desarrollo técnico en ese sentido. Se ha permitido la coexistencia y utilización de cables de fibra de cobre, la coaxial, la fibra óptica, las transmisiones a través del satélite y las emisiones de radio de onda corta.
Las escuelas peruana en el ámbito local, regional y nacional y las diferentes poblaciones estudiantiles que en ella se forman no están excluidas de esta realidad, y menos nuestros sistemas administrativas.
La utilización de video conferencias, entrevistas, páginas web, blog, tableros digitales, pizarra digital interactiva entre otros medios, en la educación, son una herramienta útil que involucra al educador en la utilización de una pedagogía activa con imágenes, videos y sonidos en la cual el maestro se apoya en estas tecnologías actuales con las que el maestro realiza lecturas, analiza determinados medios y crea su propio material de acuerdo a la temática que quiera apoyar con el fin de motivar, transmitir experiencia y/o dar a conocer procesos de enseñanza y aprendizaje a sus estudiantes, el uso de Tecnologías de Comunicación e Información, en la educación, ayudan al estudiante a retener más lo visto.
Estos recursos tecnológicos aplicados a la educación promueven un rol activo, entre los estudiantes y maestros, apoyado por las Tecnologías de Información y Comunicación, como maestros nos corresponde poner al servicio de la educación los avances tecnológicos, estamos llamados a utilizar todos los recursos disponibles aprovechándolos para el mejor aprendizaje y enriquecerlo al incorporar elementos audiovisuales a la educación.
Los maestros con estas herramientas tecnológicas que se apoyan para brindar una mejora educación, nos permite involucramos en la modernización tecnológica, pues contribuyen al aprendizaje donde los estudiantes pueden retener más lo visto y lo practicado, complementando lo que escuchan no solo del maestro, sino de materiales auditivos explicativos elaborados para ese fin.
La Pizarra Digital Interactivas es un sistema tecnológico que consiste en un ordenador multimedia conectado a Internet y un video proyector con un tablero interactivo, consiste en proyectar sobre el tablero interactivo cualquier tipo de información proveniente del ordenador, permitiendo escribir directamente sobre el tablero y controlar los programas informáticos con un puntero o los dedos.
La Pizarra Digital Interactiva es un medio de enseñanza parecido a una pantalla de televisión, con las dimensiones de un pizarrón tradicional, siendo su principal característica el estar conectado a una computadora, permitiendo la interacción entre ambos a través de un software especializado que varía de acuerdo a la marca, además debe contar con un proyector digital que completa el equipo.
La interacción del maestro o estudiantes con el pizarrón se da a través del tacto o utilizando algún lápiz óptico con él se hacen anotaciones manuscritas sobre la imagen proyectada, éstas se pueden guardar, imprimir, enviar por e-mail y exportarlas a otros formatos. Es decir, esto nos da interactividad con la imagen y es lo que la diferencia de una pizarra digital normal (ordenador + proyector).
Las nuevas Tecnologías de la Comunicación e Información se convierten en un poderoso medio para atender a la educación, potenciar y motivar el aprendizaje, estas acciones que se propone en un nuevo paradigma de Educación Digital considerando el uso de las TICs en una situación de enseñanza y aprendizaje. Al Iniciarse en la utilización, para el aprendizaje, de las Tecnologías de la Información y la Comunicación desarrollando un espíritu crítico ante los mensajes que reciben y elaboran, desarrollarán destrezas básicas en la utilización de las fuentes de información con sentido crítico, para adquirir nuevos conocimientos.
Ello se logra cuando los estudiantes son capaces de seleccionar herramientas tecnológicas para obtener información en forma actualizada, analizarla, sintetizarla y presentarla profesionalmente. Asimismo mejorar las capacidades del estudiante, al igual que aprovecha las oportunidades de aprendizaje, planificar estrategias de enseñanza y aprendizaje, desarrollar capacidades vinculadas con las áreas curriculares, apoyar sesiones o actividades de aprendizaje previamente programadas.
Debemos saber que competencias deben desarrollar los docentes para integrar las TIC en sus actividades con estudiantes: Estar en capacidad de utilizar las TIC, tener habilidades en TIC y conocimientos de los recursos web, conocer el funcionamiento básico del software y del hardware, saber dónde y cómo utilizar las tecnología digital y adquirir el hábito de planificar el currículo integrando las TICs.
Por lo tanto, los modelos de la educación tienen que adecuarse a ellos, tomándolos como herramientas de trabajo con el fin de potenciar el nivel de aprendizaje significativo para los educandos, minimizar tiempo y economía. Es aquí que las TICs juegan un papel importante en la educación.
Entre los programas libres tenemos: JClic es un software de libre distribución que permite crear diversos tipos de actividades educativas multimedia. El programa JClic es una sencilla herramienta que permite crear aplicaciones adaptadas a nuestras necesidades y graduadas al ritmo de progreso de nuestros estudiantes.
Sin duda, es una herramienta muy valiosa como elemento de acceso a distintas áreas del currículo que debemos tener presente en nuestra metodología de trabajo.
El programa Ardora es una aplicación informática para docentes, que permite crear sus propios contenidos web, de un modo muy sencillo, sin tener conocimientos técnicos de diseño o programación web.
Con Ardora se pueden crear más de 45 tipos distintos de actividades, crucigramas, sopas de letras, completar, paneles gráficos, relojes, etc, el profesor o profesora sólo debe centrar su esfuerzo en los elementos a incluir, no en su tratamiento informático; una vez introducidos los elementos, mediante formularios muy sencillos, Ardora creará la página web y los archivos necesarios, luego sólo necesitará un navegador para visionar el contenido.
La sociedad Digital es global: No presenta fronteras geográficas y temporales. En ese sentido, Internet tiene un destino y un comportamiento planetario. No conoce fronteras geográficas y temporales. Sin embargo, son todavía muchos en la industria, en la universidad, en el comercio, en la política, en la justicia, los que orientan su acción en la red prescindiendo de este carácter de globalidad. Por más que las comunidades locales o territoriales puedan beneficiase de sus efectos, internet tiene un comportamiento y un destino planetarios.
La sociedad Digital es convergente: Confluyen en ella muchas disciplinas, tareas y especialidades del saber y el hacer que acostumbraban a manejarse por separado y, antes o después, alumbrará una nueva epistemología.
La sociedad Digital es interactiva, pues el fundamento de su acción es el diálogo y la cooperación.
La sociedad Digital es la cuna de una nueva realidad virtual, que no es únicamente una realidad imaginada o representada.
La sociedad Digital, es en este momento, impredecible: se desarrolla de forma autónoma a gran rapidez y ha desbordado todas las previsiones sobre su crecimiento.
La tecnología de la información está transformando la economía, la administración y formas de vida en todos los países, el origen de las fuentes de trabajo, así como al trabajo mismo y el ingreso de él derivado. Las nuevas tecnologías, tanto en el campo del proceso de datos como en el de la difusión de la información implican una transformación radical del funcionamiento de las relaciones económicas y de las propias instituciones. Las escuelas en todos los niveles deben tenerlo presente para todo los planes y desarrollo de competencias de sus estudiantes y comunidad educativa.
La Red deberá traer muchas grandes cosas y, conjuntamente, aportará en la resolución de grandes problemas, algunos de los cuales se están comenzando a sentir. La evidencia muestra que las nuevas tecnologías de la comunicación, entre otras cosas, acrecientan al acceso a la información, pero no otorgan automáticamente la libertad de expresión, pero nos convierten en un medio.
La tecnología puede contribuir a reducir la distancia entre ciudadanos y gobierno, a mejorar la socialización de las culturas, a que la información sea una herramienta a favor de la democracia, por otro lado, para la operatividad y el acceso a clases virtuales, trabajo y productos diferenciados, teleconferencias, etc. Esto cambios de fondo pasarán por nuestras escuelas en todos los niveles.
Una necesidad importantes es, entonces, reflexionar sobre los nuevos retos y preocupaciones que estas tecnologías imponen a la sociedad y a sus organizaciones, principalmente a nuestras escuelas. Esto implica, tomando en cuenta la velocidad del cambio y su naturaleza revolucionaria, trazar los escenarios sobre el futuro que, en este caso, le tocará vivir a la población estudiantil. Construir escenarios de comprensión para desarrollar trabajos bien documentados y para la toma de decisiones, resulta una tarea imprescindible a la hora de imaginar este futuro o presente que atravesamos y que impacta profundamente en todas las actividades individuales y sociales. Esas decisiones y esa comprensión abarcan desde lo “global” hasta lo individual.
Es necesario el desarrollo de una nueva visión global que integre esa realidad y fortalezca el sentido ético de la modernidad, no desde un punto de vista de la ingeniería, donde los problemas son de naturaleza técnica, sino desde sus perspectivas educativa, social y cultural.
OBJETIVOS FUNCIONALES
Las escuelas deben asegurarse de integrar la tecnología en todos los procesos pedagógicos y administrativos, integrar la tecnología para apoyar los sistemas productivos de aprendizaje y de gestión administrativa, financiera, logística y de marketing.
Los profesores, directores, administrativos y estudiantes deberán ser funcionalmente competentes en tecnología de la información. Se deberá alcanzar un nivel básico de alfabetización de las TIC (Tecnología de la Información y la Comunicación). Esto consiste en un conocimiento general, interdisciplinario, relativamente amplio de las aplicaciones, capacidades, limitaciones, equipos, software e implicaciones sociales de las computadoras y otras tecnologías de la información.
LAS ESCUELAS MODERNAS Y LA TECNOLOGÍA
La escuela actual se halla inmersa en una sociedad con unas característica propias y diferenciadoras de otros modelos sociales, surgidas tan sólo hace veinte años con la aparición de los ordenadores, y con unos mitos que conforman el imaginario colectivo que organiza y describe nuestra realidad tal como la conocemos y en la que actuamos.
Vivimos en una Sociedad Digital, un sociedad que camina hacia una sociedad digital, ya que en ella su característica más significativa y diferenciadora frente a otros momentos históricos es la digitalización de la vida tanto individual como colectiva: el conocimiento acumulado, la información, las relaciones interpersonales y sociales, el empleo del tiempo libre y todos los procesos de producción y consumo están pasando a ser prioritariamente digitales.
Vivimos en una sociedad de consumo fuertemente mercantilizada y globalizada, un consumo para el ocio, para el tiempo libre del que ahora disponemos, dependiente de las TICs para su desarrollo y extensión. Los productos materiales están pasando a un segundo plano y los productos digitales y sus multinacionales son quienes dirigen ese mercado y nuestra sociedad.
Son esas multinacionales quienes lanzan la mayor parte de los mitos que conforman el imaginario colectivo actual, mitos que se convierten en criterios de decisión personal y colectiva, tanto por la fuerza que de por si tienen los mitos en nuestra vida como por las fuertes campañas de publicidad, clásicas o virales, que los acompañan, sin que nos paremos a reflexionar sobre la realidad de esos mitos y hacia donde nos llevan.
La cultura digital es una cultura participativa en la cual los usuarios no sólo consumen información, sino que contribuyen a ella de distintas formas. Este cambio se ha hecho especialmente visible recientemente, cuando la Web 2.0 el software social han pasado a ser un fenómeno prominente. Blogs, sitios de redes sociales, webs de intercambio de fotografía y video.
Las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), entendidas como el conjunto convergente de tecnologías de la microelectrónica, la informática (máquinas y software), las telecomunicaciones están produciendo un auténtica revolución en toda la vida del ser humano, una revolución que se enmarca en un conjunto más amplio de cambios en nuestra sociedad y se concreta en una denominación: la sociedad de la información.
Nos hallamos en el momento del nacimiento de una nueva sociedad, a la que Castlls denomina la “Sociedad Red”, que nace de una auténtica revolución, centrada en las tecnologías de la información, que están transformando aceleradamente las bases de nuestra sociedad.
Ante esta nueva realidad no cabe la indiferencia y, frente a posiciones que postulan que la nueva sociedad asentada en las nuevas tecnologías va a comportar la panacea, la solución de todos los males y otras que sólo ven amenazas, como expertos en educación y educadores debemos ser críticos y analizar los porqués, las posibilidades y las limitaciones.
Respecto a la formación del profesor en TIC o si se prefiere respecto a la formación del profesor-investigador, pues al hablar de investigación también incluimos la investigación que se realiza en el aula en el aula y que debe ser el soporte de todos los procesos de innovación que allí se llevan a cabo, debe tener por objeto atender a los cambios que se producen en el rol del profesor en la sociedad de la información y brindarle el apoyo y la preparación necesaria para que pueda adaptarse a los nuevos retos que se le plantean.
La enseñanza tradicional el papel del profesor era principalmente era principalmente el de transmisor de los conocimientos; con la integración de las TIC, este papel cambia al de facilitador, guía y tutor de los procesos de aprendizaje de sus alumnos, propiciando la adquisición de hábitos y destrezas para la búsqueda, selección y tratamiento de la información.
El profesor deberá diseñar situaciones instruccionales que den respuesta a las necesidades de sus alumnos, implementando sistemas de tutorización y seguimiento del proceso de aprendizaje. El profesor debe conocer las TIC, aprender a manejarlas, conocer sus potencialidades como instrumento pedagógico saber cómo seleccionar las más convenientes, cómo introducirlas en el aula y para qué y cómo evaluar su uso.
Esta formación debe atender, asimismo, a dar respuesta a las dudas por parte del profesorado en cuanto a la integración de las TICs, analizando cuestiones relativas a: ¿Pérdida en el control del proceso educativo (los docentes (los docentes tienen reservas en cuanto a la posibilidad de perder el control del proceso educativo al dejar más autonomía y libertad al alumno)? Tiempo necesario para actualizarse (el esfuerzo de actualización tecnológica ocasional un gran estrés a los profesores).
La comunicación interpersonal (chat, correo electrónico, blogs, conferencia electrónica, videoconferencia, entre otros). Tenemos la oportunidad de contactar con investigadores que trabajan en un tema en diferentes partes del mundo, lo cual puede potenciar la labor investigadora, el análisis de la realidad desde diferentes puntos de vista que se complementen.
Informarse dinámicamente con datos que se actualizan con suma rapidez (consulta de páginas web). La mayoría de las universidades ofrece actualmente a la comunidad universitaria abundantes bases de datos a las que se suscribe, revistas digitales y diversos recursos de internet, los cuales facilitan la continua actualización científica de los profesores en las distintas materias.
Desarrollan, implementan y monitorear políticas y guías para asegurarse de la compatibilidad entre tecnologías.
Implementan y utilizan administración y sistemas operacionales integrales basados en tecnología.
Otorgan recursos humanos y financieros para asegurar una implementación completa y sostenida del plan de tecnología.
Integran planes estratégicos, planes tecnológicos y otros planes de mejoramiento y políticas para alinear esfuerzos y mover recursos.
Implementar procedimientos para impulsar mejoramientos continuos de los sistemas tecnológicos y para apoyar los ciclos de reposición de tecnología.
LOS SISTEMAS DE EVALUACIÓN
Utilizar un plan de tecnología para implementar sistemas completos de evaluación efectiva.
Utilizar múltiples métodos para evaluar los usos apropiados de recursos tecnológicos para el aprendizaje, la comunicación y la productividad.
Utilizar la tecnología para recolectar y analizar datos, interpretar resultados y comunicar los hallazgos para mejorar la práctica instructiva y el aprendizaje de los alumnos, las relaciones y comunicación entre ellos, los profesores y otras autoridades.
Evalúan el conocimiento, las habilidades y la ejecución del personal al utilizar la tecnología y emplean los resultados para facilitar el desarrollo profesional de calidad y para informar en las decisiones personales.
Capacitan y actualizan continuamente en las nuevas herramientas y acondicionan los software y hardware respectivos.
Utilizan la tecnología para evaluar y manejar sistemas administrativos y operacionales.
ASPECTOS SOCIALES, LEGALES Y ETICAS
Las escuelas deben comprender los aspectos sociales, legales y éticos relacionados con la tecnología y definir políticas para tomar decisiones responsables relacionadas con los sistemas de información.
Promover y exigir, prácticas que sean seguras para el medio ambiente y saludable en el uso de la tecnología.
Lo alumnos deberán comprender los problemas éticos, culturales y sociales que traen consigo los sistemas tecnológicos. Practicar en el uso adecuado de los sistemas tecnología, de información y del software. Exhibir una actitud positiva hacia el uso de la tecnología como apoyo al aprendizaje de por vida, la colaboración, la productividad y para sus fines personales.
Proteger la salud integral de los participantes fundamentalmente de los estudiantes, capacitando e informando sobre los riesgos.
LA GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EN LAS AULAS DE CLASE
No existen modelos únicos para el éxito en la gestión de la tecnología. Se debe iniciar el proceso con una buena planificación y planteamientos de lo que se quiere lograr.
Un plan de tecnología debe priorizar y concentrarse en los objetivos de aprendizaje. Estos objetivos están en función de los grados escolares y perfil esperado de los participantes por grado escolar.
Las tecnologías de la información entonces, deben alinearse a las estrategias, contenidos y necesidades de la educación. Una vez que logramos entender este principio, podemos trabajar en capitalizar el universo de potencialidades que presentan las nuevas tecnologías.
Las tecnologías de la información exigen un modelo educativo caracterizado por un aprendizaje abierto y flexible entendido éste como la capacidad del alumno para establecer su propio ritmo o intensidad de aprendizaje.
Las nuevas tecnologías permiten incrementar considerablemente la cantidad de comunicación entre el profesor y sus alumnos independientemente del tiempo y el espacio. Con las redes telemáticas es posible que esta interacción se produzca de forma sincrónica (mediante la videoconferencia o a través del chat) o bien asincrónica (mediante el correo electrónico o el foro de discusión). Esto significa que cualquier alumno puede plantear una duda, enviar un trabajo, realizar una consulta, o hacer alguna aportación a su docente desde cualquier y en cualquier momento.
Las tecnologías de la información aún no gozan de una fuerte presencia en el sistema educativo público. La escuela de la modernidad planteaba la clase tradicional, en donde la forma de organización predominante era el grupo total y homogéneo y el alumno trabajaba en forma individual. El maestro ocupa casi todo su tiempo en dictar instrucciones e informaciones, utilizando, casi como única tecnología, el pizarrón. En este modelo el maestro es la fuente de todo conocimiento y de formación de una estructura mental que se traslada a la vida social y política con una actitud pasiva.
Los medios audiovisuales introducen nuevos sistemas perceptivos y cognitivos que compiten con los de la escuela. El sentido pedagógico en el universo de estos estudiantes está mediado por la utilidad que puedan obtener de la tecnología en su vida futura de trabajadores.
Los estudiantes asumen el futuro como “tecnológico!”, por lo tanto, el sentido que adquiere el uso de la computadora en la educación se liga a la necesidad de dominar programas de cómputos para vivir en un mundo tecnoligizado, sea en el estudio, en el trabajo, o en la vida cotidiana.
El hecho de que la tecnología informática y las telecomunicaciones digitales hayan surgido en un entorno: con objetivos, valores y lógicas totalmente diferentes a los del sistema educativo; implica la necesidad de adaptarla a los principios, valores y fines del mismo. La única forma de lograrlo es a través de su integración al PEI mediante un proyecto curricular específico, para alinear la tecnología con el currículo.
De ahí que en las instituciones educativas se promueva el diseño de proyecto de informática educativa que por una parte sean inmersos proyectos tecnológicos en el PEI, que responda a las necesidades de los estudiantes y de las áreas académicas.
La implementación informática es transversal al currículo, facilita la integración de saberes y sustenta el desarrollo de las áreas, buscando romper la parcelación de saberes tradicional que traslada a la mente de los niños la idea de una realidad discontinua.
La informática facilita el desarrollo de las competencias básica en ciencias, matemáticas y lenguaje y proporciona a los niños las bases fundamentales de las diferentes ciencias y disciplinas, pero más que eso, debe facilitar a la escuela el suministro de las capacidades de aprender y desaprender permanentemente, de trabajar de forma colaborativa, de análisis, procesamiento, producción y transformación de la información en conocimiento, aprovechando su orientación hacia este tipo de finalidades.
La aparición de nuevos instrumentos de manejo y acceso a la información y para comunicarse (TIC) desde hace años han creado nuevas posibilidades para el acceso a fuentes de conocimiento e interacción, que definitivamente han revolucionado las relaciones humanas.
En ese sentido, la escuela debía ver si, en su ámbito especializado, tales instrumentos tenían cabida. En el Perú, dos programas del Ministerio de Educación ejemplifican la incorporación de estas nuevas tecnologías en la escuela pública: el proyecto Huascarán y el programa Una laptop por niño.
Al respecto, la directiva para el desarrollo del año escolar define que “La contribución de las TIC en la calidad educativa se da en dos aspectos: refuerzan las capacidades de área a través de materiales educativos específicos y apoyan el desarrollo de las capacidades fundamentales en su calidad de “recurso transversal”. Esa definición es adecuada. Señala el límite preciso y las expectativas reales para estos instrumentos.
El progreso de Huascarán, que abarca a buena parte de los colegios en zona urbana interconectados, mantiene las interrogantes del inicio en lo que respecta a su utilización en la dinámica escolar pública. El acceso a Internet cumple formalmente el rol de fuente de búsqueda de información.
En ese nivel, su buen uso depende en mucho de la capacidad de los maestros de organizar tal trabajo. Pero lo que se da en la práctica es una excesiva dependencia del instrumento tecnológico, con la complicidad de maestro o maestra, donde copiar y pegar información es un ejercicio habitual; o el abandono de la tarea propia del docente.
La tecnología educativa peruana debe promover aprestamientos, desarrollos y reforzamientos actitudinales de criticidad, creatividad y cooperación, básicamente, para potenciar y cualificar los logros del hecho educativo.
Estas actitudes permitirán al educando autorrealizarse y alcanzar dimensiones humanizantes de gran significación.
Son tres las actitudes básicas con que se logra mayor resistencia a la cultura de dominación que padecemos; por eso, los conservadores temen estos criterios. Creatividad, Criticidad y cooperación.
La Tecnología Educativa no es una teoría sino la aplicación de diferentes ciencias pertinentes. Toda tecnología por naturaleza es esencialmente aplicativa.
El conjunto de normas de la Tecnología Educativa regula la acción para producir modificaciones en la realidad, no se queda en la descripción o explicación de tal realidad. La tecnología educativa al igual que toda la tecnología en su conjunto, no puede desligarse de los problemas de decisión política.
Mal haríamos en concebir a los educandos como entes capaces de recibir cualquier tipo de experimentación tecnológica si no se toma en cuenta fundamentalmente el problema social en su conjunto. Psicólogos, sociólogos y educadores alentados por los éxitos obtenidos en el campo industrial, han tratado de desarrollar la tecnología educativa a partir de la analogía entre educación y proceso de producción en serie.
La escuela debe ser escenario de cambio para educar con actualidad. Las escuelas fueron creadas para garantizar la continuidad social en evolución, no para quedarse estáticas ni lastradas.
El maestro debe ser el principal agente de cambio y no un conservador o anacrónico que adore el pasado y cierre los ojos al futuro.
En esa dimensión jamás podrá formar nuevas generaciones, pero sí deformarlas. Siendo responsabilidad de la escuela preparar a las nuevas generaciones, en un mundo donde diariamente se dan a conocer descubrimientos científicos y tecnológicos, causando disparidades entre el plan de estudios y la sociedad, el maestro tiene que vivir actualizado y a la vez actualizar a sus discípulos.
En las escuelas estatales se labora predominantemente con tecnologías incipientes. Se improvisan profesores, supervisores, aulas, etc. No se cuenta con calidad ni cantidad de recursos. Los centros educativos de clases altas disponen de abundantes recursos óptimas condiciones materiales, tienen programas especiales que responden a intereses de clase, cuentan con profesores bien remunerados, usan tecnologías modernas, etc.
ESPECIFICACIONES PARA LA COMPRA DEL EQUIPO Y PROGRAMAS
Una regla básica para la compra del equipo es que ésta deberá basarse en los programas computacionales que mejor se ajustan a las necesidades educativas de su escuela. La compatibilidad y la facilidad de uso son dos consideraciones importantes al adquirir tanto el equipo como los programas. El enfocarse en la adquisición de la tecnología “de punta” o “la más moderna” puede resultar en un desperdicio de recursos si ésta no cumple con las necesidades específicas.
Un reto que se presentará al delinear las necesidades del equipo es determinar sus especificaciones. Por un lado, si su plan es demasiado general, podría ser que no haya tomado en cuenta algunos parámetros importantes como por ejemplo, los costos y la compatibilidad del equipo. Por otro lado, si es demasiado específico, podría eliminar alternativas que tal vez serían más apropiadas para las necesidades locales o podría restringirse a un modelo obsoleto. Esta es un área en la que la ayuda de un consultor puede resultar muy valiosa.
ACCESO A INTERNET Y MULTIMEDIA
En esta categoría deberá incluirse el alambrado y el tendido eléctrico, los requisitos para una red electrónica local, los servicios de internet y el acceso a las líneas de televisión por cable o satélite.
Es necesaria la capacitación de los profesores. La capacitación necesita cubrir no sólo las destrezas tecnológicas básicas, sino también las estrategias que ayuden a cambiar la enseñanza y la integración de la tecnología en las actividades diarias del salón de clases.
El crecimiento acelerado de internet ha posibilitado la creación de ambientes colaborativos y cooperativos que cruzan fronteras. Ahora los estudiantes pueden “atravesar” los muros de la escuela para embarcarse en una aventura con compañeros que se encuentran prácticamente en cualquier parte del mundo. Por lo general, ese tipo de trabajo a distancia, facilitado por internet, se compone de proyectos en forma de actividades didácticas que deben desarrollarse en grupo. En el aprendizaje a través de proyectos colaborativos se confía en el educando y en la capacidad de exploración de su mundo, lo cual hace que éste se motive y desee desarrollar sus habilidades y destrezas buscando lo mejor de sí. Su autoestima se ve afectada positivamente, el alumno se siente orgulloso de sus logros y trabajos y desea compartirlos.
Al utilizar el internet como recurso didáctico deberíamos intentar que los estudiantes piensen sobre la información obtenida, construyan criterios de validación la re signifiquen y logren realizar una transferencia. Solo así podremos hablar de conocimiento. Por otra parte no debemos olvidar que internet no es sólo una herramienta de comunicación o de transmisión y búsqueda de información, sino que constituye un nuevo y complejo espacio global de integración y acción social.
Un blog constituye una herramienta de colaboración asincrónica que permite que cualquiera pueda expresar ideas y poner contenidos a disposición de otros en la web de una manera sencilla, a modo de diario de a bordo, aunque se escriba con la regularidad que se desea. Los blog son útiles desde un punto de vista pedagógico.
Las herramientas de la información entendidas como computadoras, el internet, redes satelitales, bases de daos, plataformas de enseñanza virtuales, etc., realmente brindan la oportunidad de crear procesos alternativos y creativos de aprendizaje en donde el profesor pierda su rol protagónico; en donde los estudiantes jueguen un papel proactivo y en donde la distancia física pierda poco a poco su importancia.
Con la llegada de internet, las barreras entre el aula y el mundo exterior empiezan a derrumbarse a medida que profesores y alumnos establecen conexiones directas en un foro que los presenta como iguales virtuales.
Una tecnología educativa no significa solamente trasladar un programa educativo a un plataforma tecnológica o virtual. Para poder hablar del uso eficiente de las tecnologías de información en la educación tenernos que abordar el tema de la generación auto-centrada de conocimiento, resultado del trabajo colaborativo entre comunidades virtuales de alumnos, profesores y de la comunidad en general.
La educación con informática es importante porque procura el equilibrio entre el aprendizaje de las habilidades necesarias para el uso cotidiano de la computadora, con el aprendizaje de los contenidos de diferentes materias, tomando en cuenta que la computadora facilita la búsqueda, organización y presentación de la información y que permite desarrollar habilidades de pensamiento analítico, crítico y creativo.
EVALUAR EL USO DE LAS COMPUTADORAS
Evaluar desde el uso que le darán los maestros en la enseñanza y el aprendizaje hasta la efectividad de las políticas administrativas relacionadas con el acceso, la capacitación y el apoyo técnico. Hay que tener presente que pueden transcurrir hasta cinco años para que la innovación ofrezca un impacto mensurable en el aprovechamiento de los estudiantes.
ACTUALIZAR LOS SISTEMAS COMPUTARIZADOS DE ACUERDO A LAS NECESIDADES
Tal parece que actualmente la tecnología cambia de la noche a la mañana. Lo que hoy es aceptable, mañana estará pasado de moda. Sin embargo, las escuelas no pueden ni necesitan está al corriente en cuanto a innovaciones tecnológicas se refiere. Claro que los sistemas y los programas en algún momento se volverán anticuados, y el equipo se desgastará. Su plan de tecnología deberá incluir disposiciones para revisarlo y actualizar el equipo y los programas cada tres o cinco años.
II. GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA Y CONTROL INTERNO
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LA GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA
La tecnología es imprescindible para el cumplimiento de los objetivos y la prestación de servicios de las entidades a sus diferentes grupos de interés, en condiciones de seguridad, calidad y cumplimiento. Por lo tanto, se tendrá que velar porque el diseño del SCI para la gestión de la tecnología responda a las políticas, necesidades y expectativas de la entidad, así como a las exigencias normativas sobre la materia. De otra parte, el sistema deberá ser objeto de evaluación y el mejoramiento continuo con el propósito de contribuir al logro de los objetivos institucionales y a la prestación de los servicios en las condiciones señaladas.
Las entidades deben establecer, desarrollar, documentar y comunicar políticas de tecnología y definir los recursos, procesos, procedimientos, metodologías y controles necesarios para asegurar su cumplimiento.
Las políticas deberán ser revisadas por lo menos una vez al año o al momento de presentarse cambios significativos en el ambiente operacional o del negocio, para lo cual la administración deberá contar con estándares, directrices y procedimientos debidamente aprobados, orientados a cubrir los siguientes aspectos:
a) Plan estratégico de tecnología.
b) Infraestructura de tecnología.
c) Cumplimiento de requerimientos legales para derechos de autor, privacidad y comercio electrónico.
d) Administración de proyectos de sistemas.
e) Administración de la calidad.
f) Adquisición de tecnología.
g) Adquisición y mantenimiento de software de aplicación.
h) Instalación y acreditación de sistemas.
i) Administración de cambios.
j) Administración de servicios con terceros.
k) Administración, desempeño, capacidad y disponibilidad de la infraestructura tecnológica.
l) Continuidad del negocio.
m) Seguridad de los sistemas.
n) Educación y entrenamiento de usuarios.
o) Administración de los datos.
p) Administración de instalaciones.
q) Administración de operaciones de tecnología.
r) Documentación.
En el caso de las entidades vigiladas, lo dispuesto en el presente numeral y sus subdivisiones se entiende sin perjuicio del cumplimiento de las instrucciones especiales impartidas por esta Superintendencia en materia de riesgo operativo –SARO y de seguridad y calidad en el manejo de información a través de medios y canales de distribución de productos y servicios para clientes y usuarios, las cuales deberán cumplirse dentro de los plazos y condiciones específicos establecidos para el efecto.
Por la relevancia que representan algunas de las políticas previamente identificadas, conviene a continuación señalar en forma particular algunas de ellas.
PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA
Las entidades deberán realizar un proceso de planeación estratégica de tecnología, a intervalos de tiempo regulares, con el propósito de lograr el cumplimiento de los objetivos de la organización a través de las oportunidades que brinda la tecnología a su alcance.
El plan estratégico de tecnología deberá estar alineado con el plan estratégico institucional y en él se deberán contemplar adicionalmente, al menos, los siguientes aspectos:
a) Análisis de cómo soporta la tecnología los objetivos del negocio.
b) Evaluación de la tecnología actual.
c) Estudios de mercado y factibilidad de alternativas tecnológicas que respondan a las necesidades de la entidad.
d) Planes operacionales estableciendo metas claras y concretas.
ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD
Con el objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes (internos y externos), las entidades deberán llevar a cabo la planeación, implementación y mantenimiento de estándares y sistemas de administración de calidad de la tecnología que contengan:
a) Programas para establecer una cultura de calidad de la tecnología en toda la entidad.
b) Planes concretos de calidad de la tecnología.
c) Responsables por el aseguramiento de la calidad.
d) Prácticas de control de calidad.
e) Metodología para el ciclo de vida de desarrollo de sistemas.
f) Metodología de prueba y documentación de programas y sistemas.
g) Diseño de informes de aseguramiento de la calidad.
h) Capacitación de usuarios finales y del personal de aseguramiento de la calidad.
i) Desarrollo de una base de conocimiento de aseguramiento de la calidad.
El sistema de administración de la calidad deberá ser objeto de evaluaciones periódicas para ajustarlo a las necesidades de la entidad.
ADMINISTRACIÓN DE CAMBIOS
Con el fin de minimizar la probabilidad de interrupciones, alteraciones no autorizadas y errores, se deberá diseñar un sistema de administración que permita el análisis, implementación y seguimiento de los cambios requeridos y llevados a cabo a la infraestructura de tecnología que posea la entidad. Como mínimo se tendrán que contemplar los siguientes aspectos:
a) Identificación clara del cambio a realizar en la infraestructura.
b) Categorización, priorización y procedimientos de emergencia a llevar a cabo durante el cambio.
c) Evaluación del impacto que ocasiona el cambio en la infraestructura.
d) Procedimiento de autorización de los cambios.
e) Procedimiento de administración de versiones.
f) Políticas de distribución del software.
g) Obtención de herramientas automatizadas para realizar los cambios.
h) Procedimientos para la administración de la configuración.
i) Rediseño de los procesos del negocio que se vean impactados por el cambio en la infraestructura.
SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS
Con el objeto de salvaguardar la información contra usos no autorizados, divulgación, modificación, daño o pérdida, le corresponderá a las entidades supervisadas establecer controles de acceso lógico que aseguren que los sistemas, datos y programas están restringidos exclusivamente a usuarios autorizados para lo cual se deberá contar con procedimientos y recursos sobre los siguientes aspectos:
a) Autorización, autenticación y control de acceso.
b) Identificación de usuarios y perfiles de autorización los cuales deberán ser otorgados de acuerdo con la necesidad de tener y necesidad de conocer.
c) Manejo de incidentes, información y seguimiento.
d) Prevención y detección de código malicioso, virus, entre otros.
e) Entrenamiento de usuarios.
f) Administración centralizada de la seguridad.
ADMINISTRACIÓN DE LOS DATOS
Para que los datos permanezcan completos, precisos y válidos durante su entrada, actualización y almacenamiento en los sistemas de información, las entidades tendrán que establecer controles generales y de aplicación sobre la operación de la tecnología, adicionales a los establecidos, atendiendo como mínimo los siguientes aspectos:
a) Establecer controles de entrada, procesamiento y salida para garantizar la autenticidad e integridad de los datos.
b) Verificar la exactitud, suficiencia y validez de los datos de transacciones que sean capturados para su procesamiento (generados por personas, por sistemas o entradas de interface).
c) Preservar la segregación de funciones en el procesamiento de datos y la verificación rutinaria del trabajo realizado. Los procedimientos deberán incluir controles de actualización adecuados, como totales de control "corrida a corrida" y controles de actualización de archivos maestros.
d) Establecer procedimientos para que la validación, autenticación y edición de los datos sean llevadas a cabo tan cerca del punto de origen como sea posible.
e) Definir e implementar procedimientos para prevenir el acceso a la información y software sensitivos de computadores, discos y otros equipos o medios, cuando hayan sido sustituidos o se les haya dado otro uso. Tales procedimientos deberán garantizar que los datos marcados como eliminados no puedan ser recuperados por cualquier individuo interno o tercero ajeno a la entidad.
f) Establecer los mecanismos necesarios para garantizar la integridad continua de los datos almacenados.
g) Definir e implementar procedimientos apropiados y prácticas para transacciones electrónicas que sean sensitivas y críticas para la organización, velando por su integridad y autenticidad.
h) Establecer controles para garantizar la integración y consistencia entre plataformas.
ADMINISTRACIÓN DE LAS INSTALACIONES
Con el objeto de proporcionar un ambiente físico conveniente que proteja los equipos y el personal de tecnología contra peligros naturales o fallas humanas, las entidades deberán instalar controles físicos y ambientales adecuados que sean revisados regularmente para garantizar su buen funcionamiento teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:
a) Acceso a las instalaciones.
b) Identificación clara del sitio.
c) Controles de seguridad física.
d) Definición de políticas de inspección y escalamiento de problemas.
e) Planeamiento de continuidad del negocio y administración de crisis.
f) Salud y seguridad del personal.
g) Políticas de mantenimiento preventivo.
h) Protección contra amenazas ambientales.
i) Monitoreo automatizado.
III. LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y LA EDUCACIÓN
(NNTT, WEB, BLOG, DROPBOX)
1. APLICACIÓN DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS(NNTT)
La incorporación de las NNTT, supone cuatro posibilidades de comunicación:
a) Mismo tiempo – Mismo lugar (tradicional)
b) Mismo tiempo – Diferente Lugar
c) Mismo tiempo – Mismo lugar (NNTT)
d) Distinto Tiempo – Distinto Lugar
a) Mismo tiempo – Mismo lugar (tradicional)
Sistema tradicional.
En una Institución de educación media, hay un Laboratorio de computación con acceso a Internet, donde los estudiantes conjuntamente con el profesor realizan trabajos de investigación en base a visitas virtuales que realizan a los diferentes museos del mundo, además pueden ver videos educativos en las horas de clases.
b) Mismo tiempo – Diferente Lugar
Educación a distancia.
En una Institución de educación superior hay una aula destinada para realizar videoconferencias donde cada cierto tiempo se reúnen los estudiantes a una hora y fecha señaladas para recibir indicaciones de los trabajos que tienen que realizar a través de una videoconferencia que el profesor da, el mismo que se encuentra en un lugar diferente al de los estudiantes, los mismos que se encuentran reunidos en los diferentes centros de la Universidad al mismo tiempo pero en diferentes lugares.
c) Mismo tiempo – Mismo lugar (NNTT)
Sistema tradicional utilizando Aulas virtuales e-learning
Un profesor que trabaja en una institución educativa de nivel medio utiliza una Aula Virtual para complementar el proceso enseñanza – aprendizaje, este docente trabaja en el aula de clases con todos los estudiantes, pero ellos también deben trabajar en el aula virtual, esto lo realizan cuando dispongan de tiempo.
d) Distinto Tiempo – Distinto Lugar
Universidad Virtual – E-learning
El profesor que se encuentra en un país diferente al de los estudiantes utilizando una Aula Virtual realiza el proceso de enseñanza – aprendizaje, el aula virtual se convierte en el medio de comunicación permanente entre el docente y los estudiantes, pues en ella encuentran la base teórica, videos acerca de la cátedra, animaciones, etc., para realizar sus trabajos, les indica los trabajos que deben realizar, el tiempo en el que deben entregar, las evaluaciones es decir todo, y los estudiantes tienen acceso al aula a la hora que puedan.
2. PASOS QUE FACILITAN LA INSERCIÓN DE LAS NNTT
a) Tener claro que es lo que queremos realizar.
b) Determinar el tipo de tecnología a utilizar.
c) Conocer adecuadamente los procesos sobre los que se quiere actuar.
d) Tener claro la administración de los centros en los cuales queremos integrar las NNTT.
e) Constituir grupos de investigación.
f) Tomar en cuenta las relaciones entre padres de familia, docentes, estudiantes.
g) Tomar en cuenta las variables generales ante la incorporación de las NNTT, como son las variables evolutivas, fisiológicas, culturales las relacionadas con la situación de los sistemas educativos y las relacionadas con el desarrollo socioeconómico.
h) Tomar en cuenta la capacitación, la infraestructura, el equipamiento para la implantación de las NNTT en los centros educativos. Tener en cuenta la metodología a utilizar.
3. WEB 2.0
La clave de la ventaja competitiva en las aplicaciones de Internet es el grado en el que los usuarios añadan sus propios datos a lo que usted ya proporciona.
4. BLOGS
Son destinados a la publicación periódica y actualizada de noticias, editoriales, comentarios y textos.
a) Tipos de Blogs:
• Blogs temáticos: política, educación, noticias, opinión, etc.
• Blogs personales: diario de vida, diario de viaje.
• Blogs colaborativos: escrito por varias personas.
• Fotologs: presentación de fotos o imágenes.
• Audioblogs: archivos de audio que se pueden descargar o escuchar on-line.
• Videoblogs: se ha vuelto muy popular desde el lanzamiento de portales como Youtube, ya que los usuarios pueden subir sus videos y enlazarlos desde su blogs.
b) Los edublogs, son aquellos weblogs cuyo principal objetivo es apoyar el proceso de enseñanza aprendizaje en un contexto educativo.
Ventajas en el uso de edublogs:
1. Flexibilidad de plazos y estilos.
2. Actualización y revisión constante.
3. Pacto de lectura “work in progress” que acoge la rectificación.
4. Construir conocimiento en red de forma colaborativa
c) Edublogs según su autoría
MAPA CONCEPTUAL DEL EDUBLOG
5. USOS DROPBOX EN EDUCACIÓN
Sincronizar ficheros entre casa y centro
Para mantener sincronizados los ficheros del centro y casa, cualquier cosa que hagas en el centro bastará guardarlo en esa carpeta para que se descargue en casa al encender el equipo.
Guardar documentación de referencia
Para guardar documentación de referencia y que automáticamente se guarde en los ordenadores de los alumnos para su consulta.
Carpeta compartida en el centro
Como carpeta compartida del aula en la que los alumnos guardan sus trabajos y automáticamente se pasan a las carpetas de los demás alumnos y el profesor.
Envío de archivos por correo electrónico a tu carpeta
Puedes habilitar una dirección de correo a la que los alumnos envían sus archivos y automáticamente se va guardando en tu dropbox.
Compartir ficheros grandes
Descarga de ficheros grandes: Se pueden poner ficheros tan grandes como quieras en la carpeta ‘Mis documentos’ para que los alumnos puedan descargarlo desde donde se encuentren.
Copia de seguridad incremental
Dropbox hace copia de seguridad de los archivos que vas guardando, incluso histórico de versiones, lo que permite volver atrás y recuperar una versión anterior que por cualquier motivo se haya estropeado.
Página web navegable
Nos va a permitir crear una página web, guardarla en la carpeta ‘Mis documentos’ y que los alumnos naveguen por los contenidos que hayamos publicado.
Compartir una carpeta para otros usuarios de Dropbox
Si cada alumno tiene una cuenta podemos compartir una carpeta nuestra y darles acceso para trabajar en ella desde los ordenadores del centro o en casa. En caso de no tener cuenta podremos igualmente invitarles a ver los archivos que hay dentro de nuestra carpeta.
Colaboración entre centros
Para proyectos de colaboración entre centros, con el sistema de compartir una carpeta entre dos cuentas se puede ir reuniendo el material necesario entre los centros y tener toda la información actualizada en el momento.
IV. CONTROL INTERNO
CONCEPTOS
1. El control interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en las siguientes categorías:
• Eficacia y eficiencia de las operaciones
• Confiabilidad de la información financiera.
• Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.
2ºCompletan la definición algunos conceptos fundamentales:
•El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo.
•Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos.
•Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la conducción.
•Está pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más de las categorías señaladas las que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en común.
3ºAl hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.
4ºSegún la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el control interno puede ser definido como el plan de organización, y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales:
•Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada.
•Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o irregularidades.
•Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la misma.
•Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a través de informes oportunos.
5ºPara la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía de esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que las acciones ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro de un esquema básico que permita la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada momento.
6ºPor consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI, incumbe a la autoridad superior la responsabilidad en cuanto al establecimiento de una estructura de control interno idónea control interno: la primera enfatizando respecto a su carácter de proceso constituido por una cadena de acciones integradas a la gestión, y la segunda atendiendo fundamentalmente a sus objetivos.
Componentes
1º El marco integrado de control que plantea el Informe COSO consta de cinco componentes interrelacionados, derivados del estilo de la dirección, e integrados al proceso de gestión:
• Ambiente de control
• Evaluación de riesgos
• Actividades de control
• Información y comunicación
• Supervisión
2º El ambiente de control refleja el espíritu ético vigente en una entidad respecto del comportamiento de los agentes, la responsabilidad con que encaran sus actividades, y la importancia que le asignan al control interno.
3º Sirve de base de los otros componentes, ya que es dentro del ambiente reinante que se evalúan los riesgos y se definen las actividades de control tendientes a neutralizarlos. Simultáneamente se capta la información relevante y se realizan las comunicaciones pertinentes, dentro de un proceso supervisado y corregido de acuerdo con las circunstancias.
4º El modelo refleja el dinamismo propio de los sistemas de control interno. Así, la evaluación de riesgos no sólo influye en las actividades de control, sino que puede también poner de relieve la conveniencia de reconsiderar el manejo de la información y la comunicación.
No se trata de un proceso en serie, en el que un componente incide exclusivamente sobre el siguiente, sino que es iterativo multidireccional en tanto cualquier componente puede influir, y de hecho lo hace, en cualquier otro.
5º Existe también una relación directa entre los objetivos (Eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información y cumplimiento de leyes y reglamentos) y los cinco componentes referenciados, la que se manifiesta permanentemente en el campo de la gestión: las unidades operativas y cada agente de la organización conforman secuencialmente un esquema orientado a los resultados que se buscan, y la matriz constituida por ese esquema es a su vez cruzada por los componentes.
Ambiente de Control
1º El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales.
2º Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.
3º Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.
4º Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de allí deviene su trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de políticas y procedimientos efectivos en una organización.
5º Los principales factores del ambiente de control son:• La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.
• La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimiento.
• La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.
• Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal.
• El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
• En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de administración y comités de auditoría con suficiente grado de independencia y calificación profesional.
6º El ambiente de control reinante será tan bueno, regular o malo como lo sean los factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de éstos hará, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y consecuentemente al tono de la organización.
Evaluación de Riesgos
1º El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la organización (internos y externos) como de la actividad.
2º El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos. Si bien aquéllos no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo para el funcionamiento del mismo.
3º Los objetivos (relacionados con las operaciones, con la información financiera y con el cumplimiento), pueden ser explícitos o implícitos, generales o particulares. Estableciendo objetivos globales y por actividad, una entidad puede identificar los factores críticos del éxito y determinar los criterios para medir el rendimiento.
4º A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser específicos, así como adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la institución.
5º Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:
• Una estimación de su importancia/trascendencia.
• Una evaluación de la probabilidad/frecuencia.
• Una definición del modo en que habrán de manejarse.
6º Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir variaciones, se necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los riesgos asociados con el cambio. Aunque el proceso de evaluación es similar al de los otros riesgos, la gestión de los cambios merece efectuarse independientemente, dada su gran importancia y las posibilidades de que los mismos pasen inadvertidos para quienes están inmersos en las rutinas de los procesos.
7º Existen circunstancias que pueden merecer una atención especial en función del impacto potencial que plantean:
• Cambios en el entorno
• Redefinición de la política institucional.
• Reorganizaciones o reestructuraciones internas.
• Ingreso de empleados nuevos, o rotación de los existentes.
• Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.
• Aceleración del crecimiento.
• Nuevos productos, actividades o funciones.
8º Los mecanismos para prever, identificar y administrar los cambios deben estar orientados hacia el futuro, de manera de anticipar los más significativos a través de sistemas de alarma complementados con planes para un abordaje adecuado de las variaciones.
Actividades de control
1º Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos.
2º Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos según lo expresado en el punto anterior: conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén relacionados:
• Las operaciones
• La confiabilidad de la información financiera
• El cumplimiento de leyes y reglamentos
3º En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar también a otros: los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la información financiera, éstas al cumplimiento normativo, y así sucesivamente.
4º A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control:
• Preventivo / Correctivos
• Manuales / Automatizados o Informáticos
• Gerenciales o directivos
5º En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de control, y es preciso que los agentes conozcan individualmente cuáles son las que les competen, debiéndose para ello explicitar claramente tales funciones.
6º La gama que se expone a continuación muestra la amplitud abarcativa de las actividades de control, pero no constituye la totalidad de las mismas:
• Análisis efectuados por la dirección.
• Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas funciones o actividades.
• Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, y autorización pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, recálculos, análisis de consistencia, prenumeraciones.
• Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos.
• Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros.
• Segregación de funciones.
• Aplicación de indicadores de rendimiento.
6º Es necesario remarcar la importancia de contar con buenos controles de las tecnologías de información, pues éstas desempeñan un papel fundamental en la gestión, destacándose al respecto el centro de procesamiento de datos, la adquisición, implantación y mantenimiento del software, la seguridad en el acceso a los sistemas, los proyectos de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones. A su vez los avances tecnológicos requieren una respuesta profesional calificada y anticipativa desde el control.
Información y comunicación
1º Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les corresponde desempeñar en la organización (funciones, responsabilidades), es imprescindible que cuenten con la información periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en consonancia con los demás, hacia el mejor logro de los objetivos.
2º La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales.
3º La información operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema para posibilitar la dirección, ejecución y control de las operaciones.
4º Está conformada no sólo por datos generados internamente sino por aquellos provenientes de actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de decisiones.
5º Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces como herramientas de supervisión a través de rutinas previstas a tal efecto. No obstante resulta importante mantener un esquema de información acorde con las necesidades institucionales que, en un contexto de cambios constantes, evolucionan rápidamente. Por lo tanto deben adaptarse, distinguiendo entre indicadores de alerta y reportes cotidianos en apoyo de las iniciativas y actividades estratégicas, a través de la evolución desde sistemas exclusivamente financieros a otros integrados con las operaciones para un mejor seguimiento y control de las mismas.
6º Ya que el sistema de información influye sobre la capacidad de la dirección para tomar decisiones de gestión y control, la calidad de aquél resulta de gran trascendencia y se refiere entre otros a los aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, exactitud y accesibilidad.
7º La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestión y control. Cada función ha de especificarse con claridad, entendiendo en ello los aspectos relativos a la responsabilidad de los individuos dentro del sistema de control interno.
8º Asimismo el personal tiene que saber cómo están relacionadas sus actividades con el trabajo de los demás, cuáles son los comportamientos esperados, de qué manera deben comunicar la información relevante que generen.
9º Los informes deben transmitirse adecuadamente a través de una comunicación eficaz. Esto es, en el más amplio sentido, incluyendo una circulación multidireccional de la información: ascendente, descendente y transversal.
10ºLa existencia de líneas abiertas de comunicación y una clara voluntad de escuchar por parte de los directivos resultan vitales.
11ºAdemás de una buena comunicación interna, es importante una eficaz comunicación externa que favorezca el flujo de toda la información necesaria, y en ambos casos importa contar con medios eficaces, dentro de los cuales tan importantes como los manuales de políticas, memorias, difusión institucional, canales formales e informales, resulta la actitud que asume la dirección en el trato con sus subordinados. Una entidad con una historia basada en la integridad y una sólida cultura de control no tendrá dificultades de comunicación. Una acción vale más que mil palabras.
Supervisión
1º Incumbe a la dirección la existencia de una estructura de control interno idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel adecuado. Procede la evaluación de las actividades de control de los sistemas a través del tiempo, pues toda organización tiene áreas donde los mismos están en desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone directamente su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y externos a la gestión que, al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar.
2º El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales.
3º Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes que, ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión, generan respuestas dinámicas a las circunstancias sobrevinientes.
4º En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes consideraciones:
• Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de los cambios y riesgos que éstos conllevan, la competencia y experiencia de quienes aplican los controles, y los resultados de la supervisión continuada.
• Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión (auto-evaluación), la auditoría interna (incluidas en el planeamiento o solicitadas especialmente por la dirección), y los auditores externos.
• Constituyen en sí todo un proceso dentro del cual, aunque los enfoques y técnicas varíen, priman una disciplina apropiada y principios insoslayables. La tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento real del sistema: que los controles existan y estén formalizados, que se apliquen cotidianamente como una rutina incorporada a los hábitos, y que resulten aptos para los fines perseguidos.
• Responden a una determinada metodología, con técnicas y herramientas para medir la eficacia directamente o a través de la comparación con otros sistemas de control probadamente buenos.
• El nivel de documentación de los controles varía según la dimensión y complejidad de la entidad. Existen controles informales que, aunque no estén documentados, se aplican correctamente y son eficaces, si bien un nivel adecuado de documentación suele aumentar la eficiencia de la evaluación, y resulta más útil al favorecer la comprensión del sistema por parte de los empleados. La naturaleza y el nivel de la documentación requieren mayor rigor cuando se necesite demostrar la fortaleza del sistema ante terceros.
5º Debe confeccionarse un plan de acción que contemple:
• El alcance de la evaluación.
• Las actividades de supervisión continuadas existentes.
• La tarea de los auditores internos y externos.
• Áreas o asuntos de mayor riesgo.
• Programa de evaluaciones.
• Evaluadores, metodología y herramientas de control.
• Presentación de conclusiones y documentación de soporte.
• Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.
6º Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a través de los diferentes procedimientos de supervisión deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes.
7º Según el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la información pueden ser tanto las personas responsables de la función o actividad implicada como las autoridades superiores.
OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Entre los objetivos del control interno tenemos
ü Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.
ü Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.
ü Promover la eficiencia de la explotación.
ü Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
ü Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene:
· Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad.
· Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.
· Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.
· Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporción con sus responsabilidades.
La Auditoría Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno.
IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO
El Control Interno es importante para las entidades públicas porque a través de su incorporación y aplicación adecuada en los Sistemas Administrativos y Operativos, asegura de “manera razonable” el logro de los objetivos institucionales.
Este proceso es muy importante porque a través de la identificación, detección y comprobación de la existencia de errores y/o irregularidades, se permite tomar acciones para corregir las desviaciones detectadas y mejorar la gestión.
El implantar controles internos, beneficia a la entidad, asegurando razonablemente que los servicios prestados o bienes producidos, estén libres de deficiencias y contribuyan a generar satisfacción en los usuarios.
El control interno contribuye al incremento del buen prestigio de la entidad, ayuda a mejorar el clima organizacional y protege a la entidad, en lo que esté a su alcance, de las pérdidas innecesarias
El control es de vital importancia dado que lo interesante es que está en todo lo que la entidad requiera mejorar y/o proteger, para una eficiente gestión (objetos, personas, y actos).
¿CÓMO IMPLANTAR UN CONTROL INTERNO?
La eficacia de la determinación, implantación y ejecución del control interno, depende del desarrollo de un plan bien estructurado y participativo. Para el efecto, se da las siguientes pautas de un proceso de implantación del control interno:
1. Comprender la urgencia y necesidad de implantar el control interno
Lo fundamental es que la máxima autoridad ejecutiva de la entidad y sus funcionarios de nivel superior, estén concientes de cuán importante es contar con un control interno adecuado. Para el efecto, podrán fundamentarse con bases legales actualizadas para tomar mayor conocimiento sobre el control interno, sus ventajas, la obligación de implantarlo, las consecuencias de su no implantación y otros de esa manera lograr los objetivos planteados por cada institución y realizar un óptimo control interno.
2. Formar un grupo que pueda orientar al personal e influir en su comportamiento
Una vez que el nivel superior está consiente de emprender un plan de implantación del control interno en beneficio de la entidad que está a su cargo, se sugiere que la máxima autoridad ejecutiva conforme un grupo de funcionarios denominado “Grupo orientador”, que será el responsable de prepararse técnicamente para emprender dicho plan.
Es recomendable que dicho grupo sea conformado por funcionarios de diferentes niveles de la organización (al menos nivel superior, mando medio y técnico operativo) cuyo número fluctúe entre 4 y 10 funcionarios, según el tamaño y complejidad de las operaciones de la entidad. Asimismo, en caso de existir funcionarios que se oponen a este plan y podrían influenciar en los demás servidores públicos hacia el no emprendimiento del mismo, se sugiere invitarlos a formar parte del “Grupo orientador”, arraigándolos hacia este logro.
3. Desarrollar una visión realista sobre el control interno que debe implantar
El grupo orientador deberá elaborar un “plan de implantación del control interno” en el marco de las normas legales para la implantación del control interno. Dicho plan deberá dar prioridad a la actividad de concientización y socialización de la implantación del control interno”. Para la elaboración del plan, deberá considerarse al menos:
- La estructura de la entidad (cantidad de funcionarios, tipo de actividades, tipo de organización: centralizada, descentralizada o desconcentrada, ubicación geográfica y otros).
- Resultados de la evaluación de riesgos (si la entidad no efectuó formalmente una evaluación de riesgos de la misma, deberá considerar su experiencia respecto al conocimiento informal que tiene o percibe que existe de áreas u operaciones de riesgo; por ejemplo, inestabilidad laboral, desmotivación del personal, falta de normatividad, carencia de un código de ética, etc.).
- Relación costo – beneficio. El plan no deberá implicar mayores costos a la entidad, por lo que el “Grupo orientador” deberá determinar estrategias de comunicación y socialización del plan, como de su ejecución, que no implique mayores costos a la entidad. Por ejemplo; se podrá utilizar paneles de comunicación, correo electrónico, seminarios, cuestionarios, entrevistas, etc.
- Presupuesto de la entidad. En el marco de la disponibilidad presupuestaria, el “grupo orientador” deberá ejecutar el “plan” en el marco del mismo.
- Disponibilidad de tecnología. Servirse de la tecnología que dispone la entidad, para facilitar la comunicación del plan, como su ejecución.
4.Disminuir la resistencia al cambio
El grupo orientador deberá considerar en su plan la estrategia para disminuir la resistencia al cambio. El cambio es positivo pero temeroso, por lo que es aconsejable ser prudente, avanzar poco a poco, impartir la mayor cantidad de información posible, tener contacto con el personal, explicando las ventajas y beneficios que generará el implantar el control interno, no solo para la entidad, sino para el personal en sí. Estar prestos a atender consultas, recibir sugerencias, ser participativo y transparente.
5. Comunicar, difundir y determinar agentes participantes
El grupo orientador debe hacer conocer al personal, los servidores públicos que están participando en la ejecución del plan, que están aportando y apoyando en la viabilidad del mismo, e informar permanentemente las actividades que se están desarrollando, como también, el análisis de cualquier documento o actividad a desarrollar, es bueno difundirlo a todo el personal y pedirle su opinión al respecto. Esta actividad, llevará a involucrar al personal en esta labor y por ende en un futuro será un logro “institucional”.
6. Generar capacidad y confianza de los funcionarios para agilizar la implantación
Como parte del plan se debe tomar en cuenta la “Capacitación permanente sobre la implantación del control interno”, logrando que su alcance sea a todo el personal.
7.Reconocer y difundir las metas alcanzadas durante el desarrollo de la implantación
Si se quiere generar motivación y participación del personal en la efectiva implantación del control interno, es necesario hacerle conocer las “metas alcanzadas”, y agradecerles por su aporte importante, como también, insinuarles su compromiso para su continuidad. Las metas alcanzadas no solo se refieren al cumplimiento de las actividades periódicas programadas, sino a los resultados alcanzados con dichas actividades. Por ejemplo; el personal ahora muestra compromiso con la entidad, aporta con ideas, replica la filosofía de la dirección de implantar un efectivo control interno, la imagen de la entidad es mejorada, por el cambio de actitud del personal, ahora es mas atento y oportuno en su atención, etc.
8. Arraigar el control interno implantado en la cultura organizacional
La concienciación y los pasos mencionados anteriormente no es una actividad “temporal”, deberá ser recurrente para generar un cambio de actitud en el personal, de manera que se arraigue el control interno institucional.
CONCLUSIONES
1.-Un buen control interno, ayuda a tener una seguridad razonable que los diferentes departamentos cumplan sus funciones con efectividad.
2.-Un buen control interno ayuda a obtener información financiera de forma rápida y confiable.
3.-El control interno ayuda a formar un buen ambiente de trabajo y por consiguiente mayor rendimiento, tanto en las actividades laborales del personal, como de la empresa.
4.-La aplicabilidad del control interno en una empresa sirve como una auditoría interna como externa.
5.-El sistema de control interno cuando se lleva acabo correctamente, proporciona un grado razonable de seguridad acerca del cumplimiento de objetivos relacionados con la fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes.
6.-El control interno debe integrase a los procesos de gestión básicos: planificación, ejecución y supervisión, para lograr su verdadero objetivo.
7.-El control interno comprende un plan de organización y de todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera, administrativa y operacional.
“Saber no es suficiente, debemos aplicar.
Desear no es suficiente, debemos hacer.
Si no levantas los ojos, creerás que eres el punto más alto”.
